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O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18, incisos X, XIX, alínea "b" e XX, alínea"a", da Lei Complementar estadual nº 197, de 13 de julho de 2000 - Lei Orgânica doMinistério Públicode Santa Catarina,

CONSIDERANDO o disposto na Lei estadual nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, que dispõe sobre a avaliação e destinação dos documentos da Administração Pública Estadual, a qual estabelece como dever do poder público a proteção especial aos documentos públicos como elementos de prova e instrumentos de pesquisa e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico;

CONSIDERANDO o disposto na Lei federal nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, a qual dispõe sobre a informatização do processo judicial, prevendo, no § 3º de seu art. 11, que os originais dos documentos digitalizados deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória;

CONSIDERANDO o disposto no § 1º do art. 365 do Código de Processo Civil, com a redação que lhe foi dada pelo art. 20 da Lei federal nº 11.419, de 2006;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a forma de guarda dos originais dos documentos digitalizados e juntados aos processos eletrônicos;

CONSIDERANDO a insuficiência de espaço físico de diversas Promotorias de Justiça para o arquivamento adequado desses documentos e para a manutenção do sistema de arquivos disciplinado pelo Ato n.008/2000/CGMP;e

CONSIDERANDO a situação de esgotamento da estrutura de arquivo disponível e a impossibilidade de ampliação de espaço em curto prazo;

RESOLVE:

Art. 1º Instituira Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, com a finalidade de estabelecer os procedimentos a serem adotados no âmbito do Ministério Público em relação aos documentos nele produzidos e por ele recebidos.

Art. 2ºA Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá a seguinte composição:

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta por 5 (cinco) membros do Ministério Público indicados pela Procuradoria-Geral de Justiça, um membro do Ministério Público indicado pela Corregedoria-Geral do Ministério Público e pelo Gerente de Arquivos e Documentos da Procuradoria-Geral de Justiça. (Redação dada pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta por 6 (seis) membros do Ministério Público indicados pela Procuradoria-Geral de Justiça, um membro do Ministério Público indicado pela Corregedoria-Geral do Ministério Público e pelo Gerente de Arquivos e Documentos da Procuradoria-Geral de Justiça. (Redação dada pelo Ato n. 351/2023/PGJ)

I – o Diretor do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional;  (Revogado pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

II – o Presidente da Comissão de Desenvolvimento do Sistema de Informação e Gestão do Ministério Público - SIG/MP; (Revogado pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

III – um membro do Ministério Público indicado pela Procuradoria-Geral de Justiça; (Revogado pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

IV – um membro do Ministério Público indicado pela Corregedoria-Geral do Ministério Público; e (Revogado pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

V – o Gerente de Arquivos e Documentos da Procuradoria-Geral de Justiça. (Revogado pelo Ato n. 198/2021/PGJ)

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será presidida pelo Diretor do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional e secretariada por servidor do Ministério Público indicado pelo Presidente.

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será presidida por membro indicado pelo Procurador-Geral de Justiça e secretariada pelo Gerente de Arquivos e Documentos ou por servidor do Ministério Público indicado pelo Procurador-Geral de Justiça.

Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I – avaliar, analisar, definir e propor normas e critérios para destinação dos documentos, zelando pelo cumprimento da legislação vigente;

I - elaborar e definir o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade dos Documentos do Ministério Público de Santa Catarina e proceder à sua revisão periódica, quando necessário; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

II – definir o meio apropriado a ser utilizado para arquivamento de documentos;

II - avaliar, analisar, definir e propor normas e critérios para arquivamento e destinação dos documentos, zelando pelo cumprimento da legislação vigente; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

III – propor políticas de arquivamento e de destinação dos documentos produzidos e recebidos pelo Ministério Público do Estado de Santa Catarina;

III - orientar a execução das decisões registradas na Tabela envolvendo eliminação, transferência, recolhimento e reprodução de documentos; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

IV – definir o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos para a manutenção dos documentos em arquivo e submetê-la à aprovação do Procurador-Geral de Justiça;

IV - aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos e registrar em atas; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

V – efetuar o descarte dos documentos indicados pela Gerência de Arquivo e Documentos, cujo prazo de guarda em arquivo já tenha se expirado,em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos,observada a manutenção daqueles de valor histórico;

V - elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário do MPSC; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

VI – zelar pelos documentos de valor histórico;

VI - supervisionar as eliminações, que serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

VII – divulgar diretrizes sobre os assuntos de sua competência; e

VII - supervisionar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos e dar publicidade no portal do Ministério Público de Santa Catarina; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 VIII– elaborar o seu regimento interno.

VIII - propor critérios para a seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação e aprová-los, quando for o caso; (Redação dada pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

IX - convidar ou solicitar a colaboração de agentes públicos para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 X - manter o intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cuja finalidade seja relacionada ou complementar às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XI - promover, com os órgãos que compõem o Ministério Público de Santa Catarina, a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XII - fomentar, em âmbito institucional, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XIII - rever suas competências, sugerindo eventuais alterações; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XIV - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos localizados na respectiva unidade do Ministério Público e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XV - incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a atualização dos profissionais que desenvolvam atividades de gestão documental no âmbito de sua unidade; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XVI - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão de Documentos do Ministério Público do Estado de Santa Catarina e pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação; (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XVII - orientar o processo de avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, em conformidade com os instrumentos arquivísticos de gestão documental do Ministério Público de Santa Catarina, e deliberar sobre aquele; e (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

 XVIII - zelar pelos documentos de valor histórico. (Incluído pelo Ato n. 1.015/2022/PGJ)

Art. 4º A eliminação de qualquer documento será formalizada em Ata de Descarte, assinada pelos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 5º Compete ao Presidente:

I - designar data para as reuniões e convocar os seus membros;

II - dirigir os trabalhos das reuniões;e

III - solicitar aos órgãos do Ministério Público as informações que forem necessárias ao desempenho das atribuições da Comissão.

IV– solicitar ao Secretário-Geral do Ministério Público a cessão de servidores para auxiliar nos trabalhos da Comissão.

Art. 6º Compete ao Secretário:

I - registrarem ata, objetivamente,os assuntos debatidos e suas conclusões;

II - expedir e receber os ofícios e demais expedientes relativos aos assuntos de competência da Comissão;e

III - auxiliar o Presidente no desempenho de suas funções.

Art. 7º São atribuições dos membros:

I - participar de todas as reuniões, independente da procedência da documentação analisada;

II - solicitar ao Presidente, quando entender necessária, a convocação de reunião;

III - deliberar e emitir parecer, dentro da sua competência, sempre que solicitado;

IV - prestar informações técnicas quando solicitadas por quaisquer dos membros.

Art.8º No prazo de 90 (noventa) dias,a contar da publicação deste Ato, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará, para apreciação do Procurador-Geral de Justiça, projeto de regulamentação do sistema de guarda e organização dos originais dos documentos digitalizados e juntados aos processos eletrônicos na forma da Lei n.11.419, de 2006.

Art.9º Este ato entra em vigor na data de sua publicação.

Art.10. Fica revogada a Portaria n. 0414/2003/PGJ.

PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE E COMUNIQUE-SE.

Florianópolis,11de fevereiro de 2014.

LIO MARCOS MARIN

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA