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O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelo art. 19, inciso XX, alínea "c”, da Lei Complementar Estadual n. 738, de 23 de janeiro de 2019, que consolidou as Leis que instituem a Lei Orgânica do Ministério Público do Estado de Santa Catarina, e o CORREGEDOR-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO, no uso atribuições que lhes são conferidas pelo art. 41, inciso VII, também da Lei Complementar Estadual n. 738/2019,

RESOLVE:

Art. 1º O art. 1º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 1º Os documentos recebidos nas Secretarias ou nos Órgãos de Execução deverão ser protocolados no sistema e digitalizados para o respectivo cadastro, prejudicada a digitalização nos casos de impossibilidade técnica, grande volume ou por motivo de ilegibilidade.

§ 1º É dispensada a protocolização e a digitalização de documentos meramente administrativos, tais como comprovantes de recebimento de materiais, notas fiscais, extratos de postagem de correspondências nos Correios, ordens de serviço, relatório de inventário patrimonial, relatório de manutenção de equipamentos de informática, dentre outros.

§ 2º Os documentos encaminhados em meio digital não devem ser impressos.” (NR)

Art. 2º O art. 2º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 2º Após protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro, os originais físicos dos documentos deverão ser descartados, salvo se possuírem conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização, nos termos do art. 1º deste Ato.

Parágrafo único. Para fins deste Ato, considera-se original de documento digitalizado todo aquele que, mesmo sendo cópia, foi convertido para um padrão de formato digital.” (NR)

Art. 3º O art. 3º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 3º A guarda dos originais dos documentos digitalizados juntados a procedimentos, além de mídias digitais, será realizada em pasta-arquivo, que receberá o número do procedimento respectivo.

§ 1º No caso de conversão de procedimento extrajudicial para outro procedimento extrajudicial, poderá ser mantida a pasta-arquivo, devendo ser aposta etiqueta identificadora do novo procedimento, mantendo-se visível o número do cadastro original.

§ 2º Na hipótese de conversão para mais de um procedimento, a pasta-arquivo será adequada e renumerada de acordo com um deles, observando o disposto no § 3º deste artigo.

§ 3º Tratando-se de documento que instrua mais de um procedimento, deverá ser certificado, em todos os autos, o número daquele em cuja pasta-arquivo o original foi armazenado.

§ 4º Após o arquivamento definitivo do procedimento extrajudicial ou quando finalizado pela propositura de ação judicial, a pasta-arquivo respectiva deverá ser acondicionada em caixa-arquivo, mediante o lançamento da movimentação de remessa ao arquivo no cadastro do procedimento extrajudicial, devendo constar no complemento o número da caixa-arquivo.

§ 5º A pasta-arquivo não será acondicionada em caixa enquanto, embora proposta a ação, o procedimento não for finalizado.

§ 6º Os procedimentos anexados ou apensados, dentro do sistema informatizado, devem ter suas respectivas pastas-arquivo juntadas umas às outras durante sua tramitação e no momento do seu acondicionamento físico em caixa-arquivo.” (NR)

Art. 4º O art. 4º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 4º O sistema de arquivo dos Órgãos de Execução deverá ser integrado, para arquivamento em ordem cronológica, pelas seguintes pastas:

I - Pasta 1: Documentos diversos;

II - Pasta 2: Comprovantes de remessa e recebimento de documentos;

III - Pasta 3: Termos de audiência de apresentação de adolescente e de audiência do Programa APOIA;

IV - Pasta 4: Documentos juntados em processo eletrônico.

§ 1º Deverão ser arquivados na Pasta 1:

I - correspondências recebidas não vinculadas a procedimento ou processo eletrônico;

II - originais de documentos protocolizados ou entregues ao órgão de execução por ocasião de atendimento, exceto quando vierem a instruir procedimento instaurado; e

III - originais de termos de acordo extrajudicial homologados ou referendados pelo Ministério Público; e

§ 2º Após protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro do protocolo, deverão ser descartados os originais dos documentos ou correspondências que se referem a Pasta 1, salvo se possuírem conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização, nos termos do art. 1º deste Ato.

§ 3º Será dispensada a Pasta 3 nas Promotorias de Justiça que não possuam atribuição para a audiência de apresentação de adolescente infrator ou para o Programa APOIA.

§ 4º Os documentos juntados a processo eletrônico devem ser previamente protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro de protocolo, devendo ser armazenados na Pasta 4 apenas aqueles que possuam conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização nos termos do art. 1º deste Ato.

§ 5º Ressalvada a hipótese do § 2º deste artigo, os originais dos documentos digitalizados que integram as pastas somente poderão ser eliminados no prazo e na forma a serem estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.

§ 6º Esgotado o espaço físico das Pastas 1, 2, 3 e 4, seu conteúdo deverá ser transferido para caixa-arquivo, devidamente identificado e classificado conforme o período a que se refere, na forma do Anexo I.” (NR)

Art. 5º O art. 5º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 5º As caixas-arquivo, a partir da publicação do presente Ato, serão organizadas em sequência numérica única, do 1 (um) ao infinito, e receberão, sem distinção, as pastas-arquivo e o conteúdo das pastas relacionadas no art. 4º.

§ 1º O acondicionamento da pasta-arquivo deverá ser acompanhado do lançamento de movimentação adequada no cadastro do respectivo procedimento ou processo eletrônico no sistema, registrando-se o número da caixa-arquivo.

§ 2º Constará da caixa-arquivo formulário de controle contendo a relação de todas as pastas-arquivo e demais pastas nela armazenadas, conforme Anexo II, que será assinado pelo órgão de execução responsável por ocasião de seu encerramento.

§ 3º Será facultada a remessa da caixa-arquivo encerrada à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que esgotada a sua capacidade e mediante o preenchimento da guia de remessa, constante do Anexo III, e da lombada e do lacre, conforme modelos do Anexo IV.” (NR)

Art. 6º Fica acrescido ao Ato n. 200/2015/PGJ o art. 5º-A, com a seguinte redação:

"Art. 5º-A Os objetos que possuam volume incompatível com o processo de digitalização serão passíveis de guarda temporária por parte do Órgão de Execução do Ministério Público para posterior arquivamento, descarte ou encaminhamento pertinente.

§ 1º Ao receber o objeto, o Órgão de Execução deverá promover seu protocolo no sistema, vinculando-o:

I - ao atendimento registrado, no caso de o objeto ter sido entregue pessoalmente; ou

II - ao protocolo do documento recebido.

§ 2º O protocolo do objeto conterá a descrição completa de suas características, bem como, se possível, a identificação do detentor ou proprietário responsável por sua entrega.

§ 3º Na hipótese do § 2º do presente artigo, sendo possível a identificação do detentor ou proprietário, será emitido, mediante assinatura de membro ou servidor ministerial responsável, termo de entrega e depósito do objeto, o qual será também firmado pela pessoa atendida.

§ 4º O objeto recebido será acondicionado em envelope, caixa ou outra embalagem apropriada, sobre a qual deverá ser fixada a etiqueta identificadora gerada pelo sistema.

§ 5º Caberá ao Órgão de Execução determinar, conforme o caso concreto, e respeitada a legislação ambiental de regência:

I - a reciclagem, incineração ou destruição do objeto;

II - a restituição do objeto, desde que comprovada sua origem e propriedade, nos termos da lei;

III - a remessa do objeto ao órgão competente para apuração dos fatos; ou

IV - a guarda do objeto.

§ 6º Antes das providências descritas nos incisos I a III do § 5º deste artigo, cabe ao Órgão de Execução responsável avaliar a conveniência da realização de laudo técnico pelos órgãos competentes do Ministério Público ou por entidades externas, bem como adotar providências visando a produção antecipada de provas, observadas, em qualquer caso, as disposições legais.

§ 7º Em caso de arquivamento do procedimento a que está vinculado, o Órgão de Execução indicará, no respectivo despacho, a destinação do objeto sob sua guarda, garantindo, pelos meios possíveis, a eventual necessidade de análise do seu teor por parte do Conselho Superior do Ministério Público.

§ 8º Em caso de ajuizamento de ação, o Órgão de Execução responsável providenciará a remessa do objeto ao Poder Judiciário, caso seja ele indicado como meio de prova.

§ 9º Apenas em hipóteses excepcionais e desde que adotadas providências preliminares para verificação da disponibilidade de espaço físico, o objeto poderá ser remetido à guarda e conservação da Gerência de Arquivos e Documentos (GEDOC), a qual poderá, posteriormente, encaminhá-lo à nova destinação mediante autorização do Secretário-Geral do Ministério Público.” (NR)

Art. 7º O art. 6º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 6º Os procedimentos e documentos arquivados anteriormente à publicação do presente Ato devem ser mantidos no acervo do órgão de execução respectivo, de acordo com a sistemática até então adotada.

§ 1º Na hipótese de procedimento, deverá constar do respectivo cadastro no sistema a movimentação "1000016 – Remetido ao arquivo", com a informação da caixa em que foi acondicionado.

§ 2º Caso o procedimento ainda não esteja cadastrado no sistema, antes da providência prevista no § 1º deste artigo, o cadastramento deverá ser realizado por meio da opção "Apoio – Cadastro de procedimento/notícia de fato/procedimento administrativo antigo”, com a inclusão dos seguintes dados:

I - data da abertura;

II - município do fato;

III - assunto;

IV - partes;

V - objeto, no qual deverá constar a indicação do número original do procedimento e a data da instauração e arquivamento; e

VI - a existência de termo de compromisso de ajustamento de conduta celebrado, por meio da seguinte movimentação: "920067 Termo de Ajustamento de Conduta - TAC”.

§ 3º Ficará a cargo da Gerência de Arquivo e Documentos a adoção das providências indicadas nos §§ 1º e 2º deste artigo em relação aos procedimentos já remetidos àquele órgão.

§ 4º Será facultada a remessa do acervo existente à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que cumpridas as providências dos §§ 1º e 2º deste artigo e mediante o preenchimento da guia de remessa, da lombada e do lacre.” (NR)

Art. 8º O art. 6º-A do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 6º-A Excetuadas as regras do art. 2º e do § 2º do art. 4º deste Ato, a eliminação dos documentos arquivados no órgão de execução deverá observar o prazo e a forma estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.” (NR)

Art. 9º O art. 7º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 7º As providências indicadas nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 6º deverão ser adotadas em até 180 (cento e oitenta) dias, contados da publicação deste Ato, prorrogável uma vez, por igual prazo, desde que justificada sua necessidade.” (NR)

Art. 10. O art. 8º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 8º No caso de redistribuição de atribuições de uma Promotoria de Justiça para outra de Comarca diversa, a tramitação e a guarda dos documentos referentes a essas novas atribuições serão de responsabilidade da Promotoria de Justiça que receber as novas atribuições, que deverá arquivar a documentação em seu sistema de pastas, pastas-arquivo e caixas-arquivo, nos termos desse Ato.

Parágrafo único. Os documentos físicos eventualmente entregues na Promotoria de Justiça de origem devem ser remetidos à Promotoria de Justiça detentora das novas atribuições, devidamente protocolados e digitalizados.” (NR)

Art. 11. O art. 9º do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 9º Nas hipóteses de atuação em regime de colaboração, a guarda dos documentos permanecerá de responsabilidade da Promotoria de Justiça de origem dos processos ou dos procedimentos, que deverá arquivar a documentação em seu sistema de pastas, pastas-arquivo e caixas-arquivo, nos termos desse Ato.

§ 1º O cadastro do procedimento extrajudicial e sua eventual pasta-arquivo deverão ser encaminhados ao Promotor de Justiça Cooperador, que fará a devolução para a Promotoria de Justiça de origem na hipótese de arquivamento definitivo do procedimento, da propositura de ação judicial ou da cessação da atribuição para atuar no feito.

§ 2º Os documentos físicos juntados em processo eletrônico, caso não descartados, devem ser remetidos à Promotoria de Justiça de origem para acondicionamento na Pasta n. 4.” (NR)

Art. 12. O art. 10 do Ato n. 200/2015/PGJ passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 10. As pastas-arquivo que aguardam a fluência do prazo de contestação, da defesa prévia, do trânsito em julgado ou do recurso, devem ser remetidas imediatamente às caixas-arquivo, independentemente do escoamento desses prazos.” (NR)

Art. 13. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E COMUNIQUE-SE.

Florianópolis, 12 de abril de 2019.

Fernando da Silva Comin	Ivens José Thives de Carvalho
Procurador-Geral de Justiça	Corregedor-Geral do Ministério Público