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O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no exercício das atribuições que lhes são conferidas pelo art. 19, inciso XIX, alínea “a”, da Lei Complementar n. 738, de 23 de janeiro de 2019 – Consolida as Leis que instituem a Lei Orgânica do Ministério Público do Estado de Santa Catarina,

 

CONSIDERANDO os princípios da Administração Pública previstos no art. 37 da Constituição Federal, em especial o princípio da eficiência, que demanda a atuação administrativa voltada a obter melhores resultados práticos e com menos desperdícios;

 

CONSIDERANDO que o regime de trabalho remoto instituído no Ministério Público de Santa Catarina por meio da Portaria Conjunta PGJ/CGMP n. 986/2020, de 17 de março de 2020, que dispõe sobre novas medidas temporárias de prevenção ao contágio pelo novo Coronavírus (COVID-19), demonstrou a viabilidade de tramitação digital dos processos administrativos em andamento por meio do sistema de gestão administrativa atualmente disponível na Instituição;

 

CONSIDERANDO a celeridade e a economicidade obtidas com a tramitação dos expedientes no formato eletrônico;

 

CONSIDERANDO que a padronização do registro, da instrução e da tramitação dos processos administrativos tende a aprimorar a gestão documental nas áreas administrativas;

 

CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecer critérios acerca da preservação dos originais dos documentos escaneados e anexados aos processos administrativos que tramitam em autos digitais; e

 

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a autenticidade dos documentos anexados aos autos digitais,

 

 

RESOLVE:

 

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

 

Art. 1º Este Ato regulamenta a instauração e a tramitação digital dos processos administrativos nas áreas administrativas do Ministério Público de Santa Catarina.

 

Art. 2º A Secretaria-Geral do Ministério Público, com o apoio do Setor de Sistemas da Área Administrativa, vinculado à Gerência de Sistemas de Informação, da Coordenadoria de Tecnologia da Informação, é responsável pela gestão e pelas orientações para o adequado uso do sistema de gestão administrativa em operação no Ministério Público.

 

Art. 3º Para os fins deste Ato, considera-se:

 

I – áreas administrativas: os órgãos da Administração Superior e os órgãos Auxiliares que atuam, ainda que ocasionalmente, em atividades de natureza administrativa necessárias ao regular funcionamento dos órgãos de Execução do Ministério Público;

 

II – sistema eletrônico de gestão administrativa: sistema informatizado utilizado pelo Ministério Público de Santa Catarina para gestão documental, por meio do qual é possível o registro, a elaboração, a juntada, o acompanhamento e a tramitação digital de documentos;

 

III – expediente: qualquer documento que demande providências das áreas administrativas, remetidos por órgãos do próprio Ministério Público de Santa Catarina, seus Membros e servidores, entidades da Administração Pública ou por particulares;

 

IV – protocolo: ato de registrar um expediente recebido ou elaborado pelas áreas administrativas do Ministério Público no sistema eletrônico de gestão administrativa, com todas as informações necessárias à sua identificação e localização;

 

V – processo administrativo: instrumento de organização administrativa que reúne dados acerca de um mesmo objeto, no qual são organizados os documentos e os atos praticados pela Administração, em ordem cronológica, e destinados a um determinado fim previsto em lei;

 

VI – processo digital: dossiê formado a partir do protocolo de um expediente, considerados os documentos e as manifestações a ele juntadas no sistema eletrônico de gestão administrativa;

 

VII – pasta digital: ambiente do sistema eletrônico de gestão administrativa no qual os documentos que formam o processo digital devem ser gravados;

 

VIII – tramitação: remessa de um processo digital entre as áreas administrativas por intermédio do sistema eletrônico de gestão administrativa;

 

IX – processo sigiloso: processo administrativo ao qual a autoridade administrativa, com fundamento em disposição legal, determine o seu sigilo, ou cujo objeto trate de questão relativa à intimidade de Membros ou servidores; e

 

X – documento sigiloso: documento ao qual a autoridade administrativa, com fundamento em disposição legal, determine o seu sigilo, ou cujo conteúdo trate de questão relativa à intimidade de Membros ou servidores.

 

Art. 4º Os expedientes, logo que recebidos, ou os documentos elaborados pelas áreas administrativas, deverão ser protocolados como processo digital no sistema eletrônico de gestão administrativa.

 

Art. 5º Serão responsáveis pela protocolização dos expedientes, sempre que tratarem de matérias que estejam em suas respectivas competências, as seguintes áreas:

 

I – a Subprocuradoria-Geral para Assuntos Administrativos;

 

II – a Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos Institucionais;

 

III – a Secretaria-Geral do Ministério Público;

 

IV – a Secretaria do Conselho Superior do Ministério Público;

 

V - a Assessoria de Direitos Estatutários;

 

VI – o Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional;

 

VII – a Coordenadoria de Operações Administrativas, suas Gerências e Setores subordinados;

 

VIII – a Coordenadoria de Recursos Humanos, suas Gerências e Setores subordinados;

 

IX – a Coordenadoria de Logística, suas Gerências e Setores subordinados;

 

X – a Coordenadoria de Tecnologia da Informação, suas Gerências e Setores subordinados;

 

XI – a Coordenadoria de Engenharia e Arquitetura, suas Gerências e Setores subordinados; e

 

XII – a Coordenadoria de Finanças, suas Gerências e Setores subordinados.

 

§ 1º Os expedientes recebidos e os documentos produzidos por quaisquer das áreas relacionadas no caput deste artigo deverão ser por elas protocolizados no sistema eletrônico de gestão administrativa.

 

§ 2º Os expedientes recebidos e os documentos produzidos pelos órgãos do Ministério Público não relacionados no caput deste artigo serão remetidos à Secretaria-Geral do Ministério Público, que providenciará o protocolo.

 

§ 3º A Secretaria-Geral do Ministério Público poderá autorizar que outras áreas passem a realizar o protocolo de expedientes e de documentos.

 

Art. 6º O protocolo dos expedientes e documentos no sistema eletrônico deverá contemplar, no mínimo, as seguintes informações, sempre que estiverem disponíveis, quando necessárias:

 

I - nome e CPF ou CNPJ de todos os solicitantes e interessados;

 

II - órgão, instituição ou setor de origem;

 

III - tipo e número do expediente recebido;

 

IV - detalhamento do assunto, com resumo das informações constantes no documento; e

 

V - datas, locais e protocolos anteriores ou outras informações relevantes relacionadas ao documento.

 

Art. 7º A instrução e a tramitação dos processos digitais ocorrerão, exclusivamente, em meio eletrônico, observadas as disposições deste Ato a respeito dos expedientes sigilosos.

 

CAPÍTULO II

DA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

 

Art. 8º Após o registro do expediente ou do documento no sistema de gestão administrativa, a formação dos autos será feita, exclusivamente, em formato digital, ressalvadas as disposições do Capítulo III deste Ato acerca dos documentos sigilosos.

 

§ 1º Os expedientes, os documentos e as decisões serão juntadas no processo digital de acordo com a ordem cronológica e sequencial de seu recebimento e/ou da sua produção.

 

§ 2º Todos os expedientes, os documentos e as decisões relativas ao processo digital deverão ser integrados à respectiva pasta digital, ressalvadas as disposições do Capítulo III deste Ato acerca dos documentos sigilosos.

 

§ 3º Para registro de objetos físicos não passíveis de digitalização relativos ao processo administrativo, incluir-se-á certidão na pasta digital com a descrição do objeto e a indicação do local de sua guarda.

 

§ 4º Os expedientes, os documentos e as decisões incluídas no processo eletrônico serão individualmente categorizados, de acordo com cada espécie documental.

 

Art. 9º Os expedientes recebidos em formato físico serão digitalizados e juntados à pasta digital dos respectivos processos no sistema eletrônico de gestão administrativa, ressalvados aqueles que contenham informações sigilosas, assegurando-se a guarda dos respectivos originais na forma do Capítulo IV deste Ato.

 

Art. 10. Os expedientes recebidos em formato digital serão inseridos no sistema eletrônico, sendo dispensada a sua formação física.

 

Art. 11. Os documentos elaborados pelas áreas administrativas do Ministério Público serão produzidos, preferencialmente, em formato digital e assinados eletronicamente.

 

Art. 12. Os expedientes, os documentos e as decisões juntadas ao processo digital serão considerados autênticos quando:

 

I – forem elaborados em sistema tecnológico que exija senha pessoal e registre a identificação do signatário, incluídas, nesta hipótese, as mensagens eletrônicas remetidas da caixa postal pessoal do requerente, do informante ou da autoridade administrativa;

 

II – contiverem a assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma da lei específica; e

 

III – tratarem-se de cópia escaneada de documento físico que contenha a assinatura em seu original.

 

Parágrafo único. Em relação às certificações de despesas, realizadas por Membro ou Servidor competente, serão consideradas autênticas inclusive aquelas remetidas via mensagem eletrônica de caixa postal setorial, desde que contenham a identificação do remetente em seu conteúdo. (Incluído pelo Ato n. 490/2022/PGJ)

Art. 13. Os expedientes e os documentos incluídos na pasta digital somente poderão ser excluídos do processo digital se este ainda não tiver sido tramitado para outra área.

 

Parágrafo único. Caso haja necessidade, após a tramitação do processo digital, de retificação ou invalidação de expediente ou de documento juntado na pasta digital, far-se-á a modificação mediante inclusão de certidão ou de novo documento que justifique as razões da retificação ou da invalidação.

 

CAPÍTULO III

DOS PROCESSOS E DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS

 

Art. 14. Os processos administrativos de caráter sigilosos serão regularmente registrados no sistema eletrônico de gestão administrativa, mas sua instrução ocorrerá em autos físicos.

 

Art. 15. Nos casos em que o sigilo se restrinja a alguns dos expedientes ou dos documentos do processo administrativo, eles deverão ser substituídos na pasta digital por certidão que informe o nome do interessado, a quantidade de páginas do documento e as razões do sigilo.

 

§ 1º Os documentos juntados aos processos administrativos devem observar os preceitos da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) a respeito do tratamento de dados pessoais.

 

§ 2º Tratando-se de documento digital, o respectivo arquivo deverá ser gravado em pasta própria, destinada aos documentos sigilosos, no diretório H: ou no ambiente digital de armazenamento da respectiva área, de acesso restrito aos servidores designados pela sua Chefia.

 

§ 3º Tratando-se de documento físico, a área administrativa que protocolar o expediente ou o documento sigiloso deverá observar o disposto no Capítulo IV deste Ato quanto à sua guarda, garantida a sua inviolabilidade.

 

§ 4º Se houver necessidade de tramitação dos expedientes ou dos documentos sigilosos previstos no caput deste artigo, para possibilitar eventual tomada de decisão relativa ao processo administrativo, aqueles serão encaminhados de maneira reservada à área administrativa competente para analisar a matéria.

 

§ 5º Na hipótese do parágrafo anterior, tratando-se de documento digital a área destinatária deverá, tão logo concluída a sua análise, eliminar o respectivo arquivo eletrônico, e, tratando-se de documento físico, restituí-lo, de forma reservada, à área de origem para a sua devida guarda.

 

CAPÍTULO IV

DA GUARDA DE DOCUMENTOS ORIGINAIS

 

Art. 16. Os originais dos expedientes recebidos em formato físico, digitalizados na forma do art. 9º para juntada ao processo digital, serão arquivados nas áreas administrativas responsáveis por sua guarda.

 

Parágrafo único. Consideram-se responsáveis pela guarda dos documentos físicos:

 

I – a Coordenadoria de Operações Administrativas, quanto aos expedientes relativos a:

 

a) licitações, contratos e compras; e

 

b) documentos fiscais;

 

II – a Coordenadoria de Recursos Humanos, quando se tratar de:

 

a) portarias e atos editados pelo Ministério Público; e

 

b) documentos relacionados à vida funcional de membros, servidores, estagiários e voluntários;

 

III – a Coordenadoria de Finanças, quanto aos documentos relativos a:

a) empenhos, ordens bancárias e documentos afins; e

 

b) prestações de contas;

 

IV - a Secretaria-Geral do Ministério Público, quanto aos documentos recebidos ou elaborados pela Administração Superior do Ministério Público, exceto aqueles previstos nos incisos I a III; e

 

V – as demais áreas administrativas quanto aos expedientes recebidos e aos documentos produzidos e protocolizados por elas, exceto aqueles previstos nos incisos I a III.

 

Art. 17. O arquivo dos documentos físicos deverá ser organizado em pastas que permitam a ordenação numérica anual e crescente, conforme o número de protocolo que tenham recebido ou do processo digital a qual se refiram.

 

CAPÍTULO V

DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

 

Art. 18. Os processos digitais serão tramitados entre as áreas administrativas por meio do sistema eletrônico de gestão administrativa.

 

Parágrafo único. Os processos administrativos que estejam formados em autos físicos deverão ter sua tramitação registrada no sistema eletrônico de gestão administrativo.

 

Art. 19. Sempre que diferentes processos administrativos se referirem ao mesmo assunto e demandarem tramitação conjunta, promover-se-á a respectiva juntada no sistema eletrônico de gestão administrativa.

 

Parágrafo único. Nas situações em que diferentes processos administrativos se refiram ao mesmo assunto, sem necessidade de tramitação conjunta, deverão ser vinculados no sistema eletrônico de gestão administrativa.

 

Art. 20. As áreas administrativas ficarão responsáveis por acompanhar, diariamente, suas filas de trabalho no sistema eletrônico de gestão administrativa e promover as atividades pertinentes às suas atribuições que sejam necessárias à regular instrução dos processos.

 

Parágrafo único. A tramitação do processo administrativo entre as áreas administrativas deverá se dar de forma célere, tão logo finalizada a instrução no âmbito de sua atuação, até final decisão pela autoridade administrativa competente.

 

Art. 21. Em caso de erro na tramitação do processo administrativo, a área de destino deverá promover, imediatamente:

 

I - o seu adequado direcionamento à área de atribuição; ou

 

II - a sua devolução ao remetente.

 

Art. 22. Concluídas as providências administrativas necessárias, o processo administrativo, físico ou digital, terá seu arquivamento registrado no sistema eletrônico de gestão administrativa, arquivando-se os autos físicos na forma do Capítulo IV deste Ato.

 

Art. 23. Este ato entra em vigor no dia 20 de julho de 2020.

 

 

REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E COMUNIQUE-SE.

 

 

Florianópolis, 17 de julho de 2020.

 

 

 

 

FERNANDO DA SILVA COMIN

Procurador-Geral de Justiça