A forma de administração deste patrimônio personificado que constitui a própria fundação deverá ser estabelecida por um estatuto. Por ser elaborado pelo próprio instituidor, ou por quem ele o indicar, todavia, somente terá validade quando:

• aprovado pela Curadoria das Fundações (art. 1.201 do CPC e art. 119, parágrafo único, da Lei de Registros Públicos); e
• registrado em Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

Incumbirá à Curadoria de Fundações a elaboração dos estatutos, submetendo-a à aprovação judicial, quando:

I - o instituidor não o fizer, nem nomear quem o faça;

II - a pessoa encarregada não cumprir o encargo no prazo assinado pelo instituidor ou, não havendo prazo, dentro de seis (6) meses.

Elaboração dos Estatutos

A nossa legislação de Fundações não estabelece regras especiais para elaboração de cada um dos artigos que deverão conter um estatuto. A base da normatização estatuária deve respeitar os ditames dos artigos 40 e 69 do Código Civil e do artigo 120 da Lei de Registros Públicos.

Na redação da minuta de um estatuto deverão constar como itens básicos:

• Denominação, sede, duração e regime jurídico;
• Fins a que se destina, que terão de ser lícitos, possíveis e não-lucrativos, devendo ser bem delimitados pois, depois do registro, não podem ser alterados;
• O prazo de duração da fundação;
• O patrimônio da instituição e, se necessário, a previsão de sistema de acréscimo e do mesmo;
• Fontes de Receita ¿ forma como tal patrimônio pode ser aumentado;
• A organização administrativa da entidade, que deverá ser composta, no mínimo, dos seguintes órgãos: órgão de gestão (Conselho Diretor ou Conselho Curador), órgão de representação (Diretoria) e órgão de fiscalização (Conselho fiscal);
• O processo de escolha dos titulares das várias funções, e duração dos respectivos mandatos;
• Periodicidade das Reuniões ordinárias e extraordinárias e a forma de convocação (edital, antecedência, pauta);
• A fixação de normas básicas do regime financeiro e contábil da instituição, definindo o exercício financeiro;
• A indicação dos órgãos competentes para representar a fundação, em juízo e fora dele;
• O processo de alteração dos estatutos (art. 67 do Código Civil);
• As condições de extinção da fundação e o destino de seu patrimônio;
• Estabelecer que os cargos de administração ou direção não serão remunerados, e que não haverá distribuição de dividendos;
• Dizer que o eventual superávit será integralmente aplicado nas finalidades da instituição;
• Estabelecer quorum qualificado, pela maioria absoluta (metade mais um) dos componentes para gerir e representar a entidade, para as deliberações mais importantes (ex.: alteração estatutária, alienação de bem imóvel, etc..); e aprovação pelo Ministério Público;
• Definir responsabilidade dos membros da administração;
• Regime de contratação dos funcionários;
• Possibilidade de convocação do órgão deliberativo por solicitação do Ministério Público;
• Possibilidade de realização de auditoria externa, as expensas da fundação, por determinação do Ministério Público;
• Possibilidade de decretação de intervenção administrativa ou requerimento de intervenção judicial, por parte do Ministério Público;
• Remessa da prestação de contas anuais ao Ministério Público, em até 30 dias após sua aprovação pelos órgão internos de fiscalização.

Aprovação e Registro do Estatuto

Após a elaboração de uma minuta de estatuto o instituidor deve submetê-la à apreciação do Ministério Público Estadual, órgão que vela pelas fundações privadas. Caso a fundação tenha sede no Distrito Federal, ou em Território, caberá o encargo ao Ministério Público Federal; e se as atividades se estenderem por mais de um Estado, em cada um deles, ao respectivo Ministério Público.

São três as opções do Ministério Público:

• Aprovar a minuta de estatuto da fundação a ser instituída para que ela possa ser registrada;

• Denegar esses atos; ou

• Sugerir modificações.

Sendo aprovada a minuta do estatuto pelo Promotor de Justiça, encaminha-se esta, juntamente com a cópia do parecer, do estatuto e da escritura de instituição a registro no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, sendo este ato comprovado, no prazo assinalado pelo Promotor de Justiça, junto à Curadoria de Fundações.

A reunião para instalação da Fundação (não se utiliza o termo "assembléia" nestas entidades), eleição de seus dirigentes, assim como demais deliberações, deverão ser relatadas em ata e posteriormente registras em cartório, encaminhando-se cópia ao MP.

Para efeitos fiscais deve ser solicitado junto à Secretaria da Receita Federal a inclusão do nome da fundação no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).

Alterações Estatutárias

As regras para alterações de um estatuto vêm reguladas nos artigos 67 a 69 do Código Civil e 1203 a 1204 do Código de Processo Civil, sendo que para qualquer delas há exigência de quorum qualificado, deliberação por dois terços dos competentes para gerir e representar a fundação, e posterior aprovação pelo Ministério Público.

Por força de lei, a reforma estatutária não pode modificar ou contrariar os fins da Fundação, nem mesmo com autorização do Promotor de Justiça ou do Judiciário.

A entidade deverá enviar requerimento à Promotoria de Justiça com atribuições na área de fundações da respectiva Comarca, devidamente acompanhado com 02 (duas) vias da minuta da reforma estatutária, além da Ata em que foram aprovadas as alterações e cópia do instrumento convocatório para a reunião dos órgãos de gestão e representação da fundação, realizada com esta finalidade. Posteriormente, referidos documentos deverão ser levados a registro no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, sendo este ato comprovado, no prazo assinalado pelo Promotor de Justiça.