• LEGISLAÇÃO INTERNA >> Procuradoria-Geral de Justiça - PGJ >> Atos Conjuntos/PGJ-CGMP
• LEGISLAÇÃO INTERNA >> Corregedoria-Geral do Ministério Público - CGMP >> Atos Conjuntos/PGJ-CGMP

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18, inciso XX, alínea “c”, da Lei Complementar estadual n. 197, de 13 de julho de 2000 - Lei Orgânica do Ministério Público de Santa Catarina, e o CORREGEDOR-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 40, inciso VII, da Lei Complementar estadual n. 197, de 2000,

CONSIDERANDO a obrigatoriedade de preservação dos originais dos documentos digitalizados anexados, pelo seu detentor, aos processos judiciais que tramitem em meio eletrônico, conforme disposto no art. 10, § 3º, da Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006;

CONSIDERANDO a implantação do processo eletrônico, pelo Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, em todos os órgãos da Justiça de primeiro e segundo graus;

CONSIDERANDO a vedação de tramitação, nos órgãos de execução, de documentos, atendimentos, procedimentos extrajudiciais e judiciais, em meio convencional ou digital, sem o devido cadastro no Sistema de Informação e Gestão do Ministério Público (SIG-MP);

CONSIDERANDO a necessidade de preservação e sistematização da memória institucional referente aos procedimentos instaurados e termos de ajustamento de conduta celebrados pelos órgãos de execução, facilitando o compartilhamento e a consulta em âmbito estadual, com o intuito de evitar a sobreposição de ações, especialmente no caso de mudança de atribuições e movimentações na carreira; e

CONSIDERANDO a limitação do espaço físico nos órgãos de execução para guarda e conservação do acervo documental já existente e a ampliação da Gerência de Arquivo e Documentos para recebimento e guarda adequada dos documentos arquivados nos órgãos de execução,

RESOLVEM:

Art. 1º Todos os documentos que instruírem procedimentos instaurados pelos órgãos de execução ou processos eletrônicos deverão ser digitalizados e incorporados à respectiva Pasta Digital do SIG-MP, salvo impossibilidade técnica, grande volume ou por motivo de ilegibilidade.

Parágrafo único. Tratando-se de grande volume de documentos ou de procedimento instaurado antes da obrigatoriedade de sua tramitação eletrônica e que não esteja tramitando nesse formato, será facultativa a sua digitalização.

Art. 1º Os documentos recebidos nas Secretarias ou nos Órgãos de Execução deverão ser protocolados no sistema e digitalizados para o respectivo cadastro, prejudicada a digitalização nos casos de impossibilidade técnica, grande volume ou por motivo de ilegibilidade.

§ 1º É dispensada a protocolização e a digitalização de documentos meramente administrativos, tais como comprovantes de recebimento de materiais, notas fiscais, extratos de postagem de correspondências nos Correios, ordens de serviço, relatório de inventário patrimonial, relatório de manutenção de equipamentos de informática, dentre outros.

§ 2º Os documentos encaminhados em meio digital não devem ser impressos.

§3º Todo documento recebido pelo Promotor Eleitoral deve ser protocolado na lotação eleitoral do SIG-MP (cadastro 02.) e digitalizado para o respectivo cadastro, ressalvadas as hipóteses descritas no caput deste artigo. (NR) (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§4º O Ministério Público Eleitoral de primeiro grau, no âmbito do Estado de Santa Catarina, deverá utilizar o SIG-MP na elaboração de seus documentos administrativos e processuais. (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 1º Para fins deste Ato, considera-se original de documento digitalizado todo aquele que, mesmo sendo cópia, foi convertido para um padrão de formato digital.

§ 2º Poderá ser dispensada a guarda de originais de documentos digitalizados quando se tratar de:

I - documento que não possua conteúdo relevante para fins probatórios; e

II – documento produzido eletronicamente acerca do qual haja garantia da origem e certeza de seu signatário.

Art. 2º Após protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro, os originais físicos dos documentos deverão ser descartados, salvo se possuírem conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização, nos termos do art. 1º deste Ato.

Parágrafo único. Para fins deste Ato, considera-se original de documento digitalizado todo aquele que, mesmo sendo cópia, foi convertido para um padrão de formato digital.

Art. 3º A guarda dos originais dos documentos digitalizados juntados a procedimentos, além de mídias digitais, será realizada em pasta-arquivo, que receberá o número do procedimento respectivo, devendo ser mantida no órgão de execução até que esteja definitivamente arquivado ou juntado a processo eletrônico.

§ 1º No caso de evolução de procedimento, a pasta-arquivo será adequada e renumerada de acordo com o novo, salvo quando não for finalizado o anterior.

§ 2º Na hipótese de evolução para mais de um procedimento, a pasta-arquivo será adequada e renumerada de acordo com um deles, observando o disposto no § 3º deste artigo.

§ 3º Tratando-se de documento que instrua mais de um procedimento, deverá ser certificado, em todos os autos, o número daquele em cuja pasta-arquivo o original foi armazenado.

§ 4º Após o arquivamento definitivo do procedimento ou quando proposta a ação, a pasta-arquivo respectiva deverá ser encerrada e, uma vez decorrido o prazo da contestação ou da defesa prévia, acondicionada em caixa-arquivo.

§ 5º A pasta-arquivo não será encerrada enquando, embora proposta a ação, o procedimento não for finalizado.

Art. 3º A guarda dos originais dos documentos digitalizados juntados a procedimentos, além de mídias digitais, será realizada em pasta-arquivo, que receberá o número do procedimento respectivo.

§ 1º No caso de conversão de procedimento extrajudicial para outro procedimento extrajudicial, poderá ser mantida a pasta-arquivo, devendo ser aposta etiqueta identificadora do novo procedimento, mantendo-se visível o número do cadastro original.

§ 2º Na hipótese de conversão para mais de um procedimento, a pasta-arquivo será adequada e renumerada de acordo com um deles, observando o disposto no § 3º deste artigo.

§ 3º Tratando-se de documento que instrua mais de um procedimento, deverá ser certificado, em todos os autos, o número daquele em cuja pasta-arquivo o original foi armazenado.

§ 4º Após o arquivamento definitivo do procedimento extrajudicial ou quando finalizado pela propositura de ação judicial, a pasta-arquivo respectiva deverá ser acondicionada em caixa-arquivo, mediante o lançamento da movimentação de remessa ao arquivo no cadastro do procedimento extrajudicial, devendo constar no complemento o número da caixa-arquivo.

§ 5º A pasta-arquivo não será acondicionada em caixa enquanto, embora proposta a ação, o procedimento não for finalizado.

§ 6º Os procedimentos anexados ou apensados, dentro do sistema informatizado, devem ter suas respectivas pastas-arquivo juntadas umas às outras durante sua tramitação e no momento do seu acondicionamento físico em caixa-arquivo.

§7º Os procedimentos extrajudiciais de natureza eleitoral serão cadastrados no SIG-MP e tramitarão exclusivamente em meio digital. (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

Art. 4º Havendo a juntada de documentos digitalizados pelo Ministério Público no curso do processo eletrônico em que atue, como parte ou como órgão interveniente, deverá ser criada pasta-arquivo para armazenamento dos respectivos originais.

§ 1º A pasta-arquivo receberá o número SIG-MP do processo eletrônico respectivo, devendo ser mantida no órgão de execução responsável até o trânsito em julgado da sentença ou, havendo recurso à instância superior, até sua interposição.

§ 2º Após esse prazo, a pasta-arquivo deverá ser encerrada e acondicionada em caixa-arquivo.

§ 3º Tratando-se de documento que também instrua procedimento ou outro processo eletrônico, certificar-se-á, na pasta digital do SIG-MP, o número da pasta-arquivo em que o original foi armazenado.

Art. 4º O sistema de arquivo dos Órgãos de Execução deverá ser integrado, para arquivamento em ordem cronológica, pelas seguintes pastas:

I - Pasta 1: Documentos diversos;

II - Pasta 2: Comprovantes de remessa e recebimento de documentos;

III - Pasta 3: Termos de audiência de apresentação de adolescente e de audiência do Programa APOIA;

IV - Pasta 4: Documentos juntados em processo eletrônico.

§ 1º Deverão ser arquivados na Pasta 1:

I - correspondências recebidas não vinculadas a procedimento ou processo eletrônico;

II - originais de documentos protocolizados ou entregues ao órgão de execução por ocasião de atendimento, exceto quando vierem a instruir procedimento instaurado; e

III - originais de termos de acordo extrajudicial homologados ou referendados pelo Ministério Público; e

§ 2º Após protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro do protocolo, deverão ser descartados os originais dos documentos ou correspondências que se referem a Pasta 1, salvo se possuírem conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização, nos termos do art. 1º deste Ato.

§ 3º Será dispensada a Pasta 3 nas Promotorias de Justiça que não possuam atribuição para a audiência de apresentação de adolescente infrator ou para o Programa APOIA.

§ 3º Será dispensada a Pasta 3 nas Promotorias de Justiça que não possuam atribuição para a audiência de apresentação de adolescente infrator ou para o Programa APOIA, bem como nas Procuradorias de Justiça. (Redação dada pelo Ato n. 183/2023/PGJ/CGMP) 

§ 4º Os documentos juntados a processo eletrônico devem ser previamente protocolados e inseridos na pasta digital do cadastro de protocolo, devendo ser armazenados na Pasta 4 apenas aqueles que possuam conteúdo relevante para fins probatórios ou quando prejudicada a digitalização nos termos do art. 1º deste Ato.

§ 5º Ressalvada a hipótese do § 2º deste artigo, os originais dos documentos digitalizados que integram as pastas somente poderão ser eliminados no prazo e na forma a serem estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.

§ 6º Esgotado o espaço físico das Pastas 1, 2, 3 e 4, seu conteúdo deverá ser transferido para caixa-arquivo, devidamente identificado e classificado conforme o período a que se refere, na forma do Anexo I.

§ 7º A abertura das Pastas 1, 2, 3 e 4 deve ser realizada pelos Órgãos de Execução quando houver documento a ser armazenado na respectiva Pasta. (Incluído pelo Ato n. 183/2023/PGJ/CGMP)

Art. 4º-A As Promotorias Eleitorais possuirão o seguinte sistema de arquivo: (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

I - Pasta Eleitoral n. 1: Documentos recebidos; e (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

II - Pasta Eleitoral n. 2: Comprovantes de remessa ou recebimento de documentos. (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 1º Deverão ser arquivadas na Pasta Eleitoral n. 1 as correspondências ou outros documentos recebidos, não vinculados a procedimento ou processo. (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 2º Esgotado o espaço físico das Pastas Eleitorais n. 1 e n. 2, seu conteúdo deverá ser transferido para caixa-arquivo eleitoral, devidamente identificado e classificado conforme o período a que se refere, na forma do Anexo I. (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 3º A abertura das Pastas Eleitorais 1 e 2 deve ser realizada pelos Órgãos de Execução quando houver documento a ser armazenado na respectiva Pasta. (Incluído pelo Ato n. 183/2023/PGJ/CGMP) 

Art. 5º O sistema de arquivo das Promotorias de Justiça deverá ser integrado, para arquivamento em ordem cronológica, pelas seguintes pastas:

I - Pasta 1: Documentos diversos;

II - Pasta 2: Comprovantes de remessa e recebimento de documentos;

III - Pasta 3: Termos de audiência de apresentação de adolescente infrator.

§ 1º Deverão ser arquivados na Pasta 1:

I - correspondências recebidas não vinculadas a procedimento ou processo eletrônico;

II - originais de documentos protocolizados ou entregues ao órgão de execução por ocasião de atendimento, exceto quando vierem a instruir procedimento instaurado; e

III – originais de termos de acordo extrajudicial homologados ou referendados pelo Ministério Público.

§ 2º Poderão ser descartados, se digitalizados e incorporados ao SIG-MP, os originais dos documentos ou correspondências que integram a Pasta 1, cujo conteúdo não seja relevante para fins probatórios ou que tenham sido produzidos eletronicamente, acerca dos quais haja garantia da origem e certeza de seu signatário.

§ 3º Será dispensada a Pasta 3 nas Promotorias de Justiça que não possuam atribuição para a audiência de apresentação de adolescente infrator.

§ 4º Ressalvada a hipótese do § 2º deste artigo, os originais dos documentos digitalizados que integram as pastas somente poderão ser eliminados no prazo e na forma a serem estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.

§ 5º Esgotado o espaço físico das Pastas 1, 2 e 3, seu conteúdo deverá ser transferido para caixa-arquivo, devidamente identificado e classificado conforme o período a que se refere, na forma do Anexo I.

Art. 5º As caixas-arquivo, a partir da publicação do presente Ato, serão organizadas em sequência numérica única, do 1 (um) ao infinito, e receberão, sem distinção, as pastas-arquivo e o conteúdo das pastas relacionadas no art. 4º.

Art. 5º As caixas-arquivo, inclusive as eleitorais, a partir da publicação do presente Ato, serão organizadas em sequência numérica única, do 1 (um) ao infinito, e receberão, sem distinção, as pastas-arquivo e o conteúdo das pastas relacionadas no art. 4º. (Redação dada pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 1º O acondicionamento da pasta-arquivo deverá ser acompanhado do lançamento de movimentação adequada no cadastro do respectivo procedimento ou processo eletrônico no sistema, registrando-se o número da caixa-arquivo.

§ 2º Constará da caixa-arquivo formulário de controle contendo a relação de todas as pastas-arquivo e demais pastas nela armazenadas, conforme Anexo II, que será assinado pelo órgão de execução responsável por ocasião de seu encerramento.

§ 3º Será facultada a remessa da caixa-arquivo encerrada à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que esgotada a sua capacidade e mediante o preenchimento da guia de remessa, constante do Anexo III, e da lombada e do lacre, conforme modelos do Anexo IV.

§ 4º Encerrado o prazo de designação estabelecido no art. 2º, IV, da Resolução n. 001/2017/PJG/PRE, o Promotor de Justiça providenciará, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a transferência, para seu sucessor, do sistema de arquivo descrito no art. 4º-A deste Ato e das caixas-arquivo não remetidas à Gerência de Arquivo e Documentos. (NR) (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 5º Em caso de extinção de Promotoria de Justiça com atribuição na Justiça Eleitoral, de Zona Eleitoral ou em caso de absorção por outra, deve ser lavrado o respectivo termo de encerramento das pastas eleitorais n. 1 e n. 2, referidas no art. 4º-A deste Ato, pelo Promotor de Justiça designado, que, na sequência, deve enviar as referidas pastas e o acervo da Promotoria Eleitoral para o membro que passará a ter atribuição para a análise e a atuação nos feitos. (NR) (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§6º As caixas-arquivo eleitorais deverão ser enviadas para a Promotoria Eleitoral que passará a ter atribuição para análise e atuação nos feitos daquela Zona Eleitoral, que avaliará a necessidade ou não de mantê-las em gabinete, podendo encaminhar as referidas caixas à GEDOC, nos moldes do que dispõe o §3º do art. 5º deste Ato, registrando, na lombada da caixa-arquivo, o motivo que a fez ser inserida naquele acervo, evitando-se a duplicidade de numeração passível de gerar equívocos no futuro.” (NR) (Incluído pelo Ato n. 1.055/2022/PGJ/CGMP)

§ 7º A abertura das caixas-arquivo deve ser realizada pelos Órgãos de Execução somente quando houver pasta-arquivo e/ou documentos das pastas relacionadas no art. 4º a serem armazenados. (Incluído pelo Ato n. 183/2023/PGJ/CGMP) 

§ 8º A abertura das caixas-arquivo eleitorais deve ser realizada pelos Órgãos de Execução somente quando houver pasta-arquivo e/ou documentos das pastas relacionadas no art. 4º-A a serem armazenados.” (N.R.) (Incluído pelo Ato n. 183/2023/PGJ/CGMP) 

§ 1º Ao receber o objeto, o Órgão de Execução deverá promover seu protocolo no sistema, vinculando-o:

I - ao atendimento registrado, no caso de o objeto ter sido entregue pessoalmente; ou

II - ao protocolo do documento recebido.

§ 2º O protocolo do objeto conterá a descrição completa de suas características, bem como, se possível, a identificação do detentor ou proprietário responsável por sua entrega.

§ 3º Na hipótese do § 2º do presente artigo, sendo possível a identificação do detentor ou proprietário, será emitido, mediante assinatura de membro ou servidor ministerial responsável, termo de entrega e depósito do objeto, o qual será também firmado pela pessoa atendida.

§ 4º O objeto recebido será acondicionado em envelope, caixa ou outra embalagem apropriada, sobre a qual deverá ser fixada a etiqueta identificadora gerada pelo sistema.

§ 5º Caberá ao Órgão de Execução determinar, conforme o caso concreto, e respeitada a legislação ambiental de regência:

I - a reciclagem, incineração ou destruição do objeto;

II - a restituição do objeto, desde que comprovada sua origem e propriedade, nos termos da lei;

III - a remessa do objeto ao órgão competente para apuração dos fatos; ou

IV - a guarda do objeto.

§ 6º Antes das providências descritas nos incisos I a III do § 5º deste artigo, cabe ao Órgão de Execução responsável avaliar a conveniência da realização de laudo técnico pelos órgãos competentes do Ministério Público ou por entidades externas, bem como adotar providências visando a produção antecipada de provas, observadas, em qualquer caso, as disposições legais.

§ 7º Em caso de arquivamento do procedimento a que está vinculado, o Órgão de Execução indicará, no respectivo despacho, a destinação do objeto sob sua guarda, garantindo, pelos meios possíveis, a eventual necessidade de análise do seu teor por parte do Conselho Superior do Ministério Público.

§ 8º Em caso de ajuizamento de ação, o Órgão de Execução responsável providenciará a remessa do objeto ao Poder Judiciário, caso seja ele indicado como meio de prova.

§ 9º Apenas em hipóteses excepcionais e desde que adotadas providências preliminares para verificação da disponibilidade de espaço físico, o objeto poderá ser remetido à guarda e conservação da Gerência de Arquivos e Documentos (GEDOC), a qual poderá, posteriormente, encaminhá-lo à nova destinação mediante autorização do Secretário-Geral do Ministério Público.

Art. 6º As caixas-arquivo, a partir da publicação do presente Ato, serão organizadas em sequência numérica única, do 1 (um) ao infinito, e receberão, sem distinção, as pastas-arquivo e o conteúdo das pastas relacionadas no art. 5º.

§ 1º O acondicionamento da pasta-arquivo deverá ser acompanhado do lançamento de movimentação adequada no cadastro do respectivo procedimento ou processo eletrônico no SIG-MP, registrando-se o número da caixa-arquivo.

§ 2º Constará da caixa-arquivo formulário de controle contendo a relação de todas as pastas-arquivo e demais pastas nela armazenadas, conforme Anexo II, que será assinado pelo órgão de execução responsável por ocasião de seu encerramento.

§ 3º Será facultada a remessa da caixa-arquivo encerrada à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que esgotada a sua capacidade e mediante o preenchimento da guia de remessa, constante do Anexo III, e da lombada e do lacre, conforme modelos do Anexo IV.

§ 4º Aplica-se o disposto neste artigo aos autos dos procedimentos mencionados no parágrafo único do art. 1º deste Ato.

Art. 6º Os procedimentos e documentos arquivados anteriormente à publicação do presente Ato devem ser mantidos no acervo do órgão de execução respectivo, de acordo com a sistemática até então adotada.

§ 1º Na hipótese de procedimento, deverá constar do respectivo cadastro no sistema a movimentação "1000016 – Remetido ao arquivo", com a informação da caixa em que foi acondicionado.

§ 2º Caso o procedimento ainda não esteja cadastrado no sistema, antes da providência prevista no § 1º deste artigo, o cadastramento deverá ser realizado por meio da opção "Apoio – Cadastro de procedimento/notícia de fato/procedimento administrativo antigo”, com a inclusão dos seguintes dados:

I - data da abertura;

II - município do fato;

III - assunto;

IV - partes;

V - objeto, no qual deverá constar a indicação do número original do procedimento e a data da instauração e arquivamento; e

VI - a existência de termo de compromisso de ajustamento de conduta celebrado, por meio da seguinte movimentação: "920067 Termo de Ajustamento de Conduta - TAC”.

§ 3º Ficará a cargo da Gerência de Arquivo e Documentos a adoção das providências indicadas nos §§ 1º e 2º deste artigo em relação aos procedimentos já remetidos àquele órgão.

§ 4º Será facultada a remessa do acervo existente à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que cumpridas as providências dos §§ 1º e 2º deste artigo e mediante o preenchimento da guia de remessa, da lombada e do lacre.

Art. 6º-A. Os objetos que possuam volume incompatível com o processo de digitalização serão passíveis de guarda temporária por parte do Órgão de Execução do Ministério Público para posterior arquivamento, descarte ou encaminhamento pertinente.

§ 1º Ao receber o objeto, o Órgão de Execução deverá promover seu protocolo no SIG-MP (código 02.), vinculando-o (n. do vínculo 11):

I - ao atendimento registrado (código SIG-MP 05.), no caso de o objeto ter sido entregue pessoalmente; ou

II - ao protocolo do documento recebido (código SIG-MP 02.).

§ 2º O protocolo do objeto conterá a descrição completa de suas características, bem como, se possível, a identificação do detentor ou proprietário responsável por sua entrega.

§ 3º Na hipótese do § 2º do presente artigo, sendo possível a identificação do detentor ou proprietário, será emitido, mediante assinatura de membro ou servidor ministerial responsável, termo de entrega e depósito do objeto, o qual será também firmado pela pessoa atendida.

§ 4º O objeto recebido será acondicionado em envelope, caixa ou outra embalagem apropriada, sobre a qual deverá ser fixada a etiqueta identificadora gerada pelo SIG-MP.

§ 5º Caberá ao Órgão de Execução determinar, conforme o caso concreto, e respeitada a legislação ambiental de regência:

I - a reciclagem, incineração ou destruição do objeto;

II - a restituição do objeto, desde que comprovada sua origem e propriedade, nos termos da lei;

III - a remessa do objeto ao órgão competente para apuração dos fatos; ou

IV - a guarda do objeto.

§ 6º Antes das providências descritas nos incisos I a III do § 5º deste artigo, cabe ao Órgão de Execução responsável avaliar a conveniência da realização de laudo técnico pelos órgãos competentes do Ministério Público ou por entidades externas, bem como adotar providências visando a produção antecipada de provas, observadas, em qualquer caso, as disposições legais.

§ 7º Em caso de arquivamento do procedimento a que está vinculado, o Órgão de Execução indicará, no respectivo despacho, a destinação do objeto sob sua guarda, garantindo, pelos meios possíveis, a eventual necessidade de análise do seu teor por parte do Conselho Superior do Ministério Público.

§ 8º Em caso de ajuizamento de ação, o Órgão de Execução responsável providenciará a remessa do objeto ao Poder Judiciário, caso seja ele indicado como meio de prova.

§ 9º Apenas em hipóteses excepcionais e desde que adotadas providências preliminares para verificação da disponibilidade de espaço físico, o objeto poderá ser remetido à guarda e conservação da Gerência de Arquivos e Documentos (GEDOC), a qual poderá, posteriormente, encaminhá-lo à nova destinação mediante autorização do Secretário-Geral do Ministério Público.(NR)"

Art. 6º-A Excetuadas as regras do art. 2º e do § 2º do art. 4º deste Ato, a eliminação dos documentos arquivados no órgão de execução deverá observar o prazo e a forma estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.

Art. 7º Os procedimentos e documentos arquivados anteriormente à publicação do presente Ato devem ser mantidos no acervo do órgão de execução respectivo, de acordo com a sistemática até então adotada.

§ 1º Na hipótese de procedimento, deverá constar do respectivo cadastro no SIG-MP a movimentação "1000016 – Remetido ao arquivo", com a informação da caixa em que foi acondicionado.

§ 2º Caso o procedimento ainda não esteja cadastrado no SIG-MP, antes da providência prevista no § 1º deste artigo, o cadastramento deverá ser realizado por meio da opção “Apoio - Cadastro de procedimento/notícia de fato/procedimento administrativo antigo”, com a inclusão dos seguintes dados:

I – data da abertura;

II - município do fato;

III – assunto;

IV – partes;

V - objeto, no qual deverá constar a indicação do número original do procedimento e a data da instauração e arquivamento; e

VI – a existência de termo de compromisso de ajustamento de conduta celebrado, por meio da seguinte movimentação: “920067 – Termo de Ajustamento de Conduta – TAC”.

§ 3º Ficará a cargo da Gerência de Arquivo e Documentos a adoção das providências indicadas nos §§ 1º e 2º deste artigo em relação aos procedimentos já remetidos àquele órgão.

§ 4º Será facultada a remessa do acervo existente à Gerência de Arquivo e Documentos, desde que cumpridas as providências dos §§ 1º e 2º deste artigo e mediante o preenchimento da guia de remessa, da lombada e do lacre.

§ 5º O disposto no caput não se aplica aos originais de documentos digitalizados anexados a processos eletrônicos em tramitação, os quais deverão ser arquivados na forma do art. 4º deste Ato, ainda que o peticionamento tenha ocorrido em data anterior à sua vigência.

Art. 7º As providências indicadas nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 6º deverão ser adotadas em até 180 (cento e oitenta) dias, contados da publicação deste Ato, prorrogável uma vez, por igual prazo, desde que justificada sua necessidade.

Art. 8º Excetuadas as regras do § 2º do art. 2º e do § 2º do art. 5º deste Ato, a eliminação dos documentos arquivados no órgão de execução deverá observar o prazo e a forma estabelecidos na tabela de temporalidade disciplinada em Ato do Procurador-Geral de Justiça.

Art. 8º No caso de redistribuição de atribuições de uma Promotoria de Justiça para outra de Comarca diversa, a tramitação e a guarda dos documentos referentes a essas novas atribuições serão de responsabilidade da Promotoria de Justiça que receber as novas atribuições, que deverá arquivar a documentação em seu sistema de pastas, pastas-arquivo e caixas-arquivo, nos termos desse Ato.

Parágrafo único. Os documentos físicos eventualmente entregues na Promotoria de Justiça de origem devem ser remetidos à Promotoria de Justiça detentora das novas atribuições, devidamente protocolados e digitalizados.

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 9º As providências indicadas nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 7º deverão ser adotadas em até 180 (cento e oitenta) dias, contados da publicação deste Ato, prorrogável uma vez, por igual prazo, desde que justificada sua necessidade.

Art. 9º Nas hipóteses de atuação em regime de colaboração, a guarda dos documentos permanecerá de responsabilidade da Promotoria de Justiça de origem dos processos ou dos procedimentos, que deverá arquivar a documentação em seu sistema de pastas, pastas-arquivo e caixas-arquivo, nos termos desse Ato.

§ 1º O cadastro do procedimento extrajudicial e sua eventual pasta-arquivo deverão ser encaminhados ao Promotor de Justiça Cooperador, que fará a devolução para a Promotoria de Justiça de origem na hipótese de arquivamento definitivo do procedimento, da propositura de ação judicial ou da cessação da atribuição para atuar no feito.

§ 2º Os documentos físicos juntados em processo eletrônico, caso não descartados, devem ser remetidos à Promotoria de Justiça de origem para acondicionamento na Pasta n. 4.

Art. 10. No prazo de seis meses, contado da data de publicação deste Ato, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) apresentará ao Procurador-Geral de Justiça minuta de Ato estabelecendo o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos procedimentos e documentos relacionados à atividade-fim dos órgãos de execução.

Art. 10. As pastas-arquivo que aguardam a fluência do prazo de contestação, da defesa prévia, do trânsito em julgado ou do recurso, devem ser remetidas imediatamente às caixas-arquivo, independentemente do escoamento desses prazos.

Art. 11. Ficam revogados os Atos n. 08/2000/CGMP e n. 26/2010/CGMP.

Art. 12. Este Ato entrará em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE E COMUNIQUE-SE.

Florianópolis, 31 de março de 2015.

LIO MARCOS MARIN		JOSÉ GALVANI ALBERTON
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA		CORREGEDOR-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO, e.e.

ANEXOS DO ATO 200/2015/PGJ/CGMP (alterados pelo ATO N. 457/2016/PGJ/CGMP)