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O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições legais, conferidas pelo art. 18, inciso XIX, letra a da Lei Complementar Estadual n. 197, de 13 de julho de 2000, e

CONSIDERANDO que, nos andares 1º e 9º do Edifício-Sede da Procuradoria-Geral de Justiça, existem espaços destinados à realização de eventos diversos,

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a melhor utilização e conservação desses espaços, bem como dos respectivos móveis, equipamentos e utensílios;

CONSIDERANDO que a cessão dos referidos espaços para eventos externos geram despesas com o emprego de recursos humanos, materiais e energia elétrica, além de desgaste com a utilização de móveis e equipamentos;

CONSIDERANDO que eventos focados na capacitação e no aperfeiçoamento, quando realizados com apoio do Ministério Público, devem proporcionar e priorizar o acesso aos Membros e Servidores da Instituição;

CONSIDERANDO a necessidade de manutenção e fortalecimento das relações institucionais e parceriasentre o MPe diversos órgãos públicos e entidades privadas, para o que a utilização desses espaços, entre outras formas de colaboração, possa se fazer necessária;

RESOLVE:

Art. 1º Ficam sujeitas às normas estabelecidas neste Ato a utilização e cedência dos seguintes espaços físicos localizados no edifício-sede da Procuradoria-Geral de Justiça:

I – o Auditório, com 238 lugares, e as Salas-Multiuso números 1, 2, 3 e 4, com lotação conforme Anexo I deste Ato, localizados no 1º andar; e

II – a Sala de Sessões dos Órgãos Colegiados, compreendendo a seqüência retangular de bancadas de trabalho com 50 lugares e auditório com poltronas para 54 assistentes, bem como sala de reuniões para 10 participantes, localizadas no 9º andar.

CAPÍTULO I

DAS CONDIÇÕES GERAIS DE USO

Art. 2º A utilização de qualquer das unidades referidas no art. 1º observará o disposto neste Ato e as demais regras voltadas à conservação do patrimônio e da imagem institucionais, sujeitando todos os usuários e obrigando os cessionários a ressarcir eventuais danos causados aos imóveis.

Art. 3º O Auditório destinar-se-á preferencialmente à realização de solenidades, conferências, cursos, seminários, palestras, reuniões e outros eventos que exijam participação mínima de 50 (cinquenta) pessoas.

Art. 4º As Salas-Multiuso destinar-se-ão preferencialmente à realização de cursos, seminários, palestras, reuniões e outros eventos de menor porte.

Art. 5º A Sala de Sessões destinar-se-á preferencialmente à realização de sessões e outras atividades do Colégio de Procuradores de Justiça, do Conselho Superior do Ministério Público e demais órgãos colegiados do Ministério Público, podendo ainda ser utilizados para recepções, outros eventos solenes ou reuniões de trabalho com menor aporte de público.

Art. 6º Na utilização das unidades citadas, observar-se-á, além da capacidade física, os formatos de salas especificados no Anexo I deste Ato, sendo expressamente vedado:

I - perfurar paredes, divisórias, teto, portas e esquadrias;

II - colocar cartazes, adornos ou banners nas instalações das unidades sem prévia autorização;

III - realizar exposição de materiais publicitários ou montagem de estande nos espaços adjacentes às unidades sem prévia autorização;

IV - utilizar, nas dependências das unidades, pó, confetes, serpentinas, papel picado ou qualquer outro material do gênero, que possa danificar o carpete, o sistema de ar condicionado ou outros bens;

V - ingressar com alimentos e líquidos de qualquer espécie na área interna das unidades, salvo o consumo dos integrantes de mesa diretiva durante a realização dos trabalhos;

VI - realizar serviço de coffee break ou de coquetel nas áreas internas das unidades, os quais somente poderão ser oferecidos nos espaços reservados a essa finalidade, mediante prévia autorização; e

VII  instalar equipamentos sonoros ou quaisquer outros nas áreas das respectivas unidades sem prévia autorização.

Art. 7º Os horários de início e término dos eventos deverão ser rigorosamente observados, de modo a não prejudicar o planejamento dos serviços.

Art. 8º O credenciamento do público, para fins de acesso, poderá, mediante prévia autorização, ser realizado no hall de entrada da unidade utilizada, sem prejuízo da obrigatória identificação na entrada do edifício-sede da Procuradoria-Geral de Justiça, mediante apresentação de documento oficial de identificação, com foto.

Art. 9º O acesso às cabines de som é restrito aos funcionários e servidores designados para operar os equipamentos e aos responsáveis pela administração da respectiva unidade.

Art. 10. A coordenação, o controle, a supervisão e a organização dos serviços para uso das unidades caberão ao CEAF, que deverá observar, em sintonia com o setor competente, os dias e horários reservados aos Órgãos Colegiados do MPSC.

Parágrafo único. A Assessoria Militar, por meio da Seção de Cerimonial, prestará, quando solicitada, auxílio no desempenho das atividades referidas no caput deste artigo.

CAPÍTULO II

DA UTILIZAÇÃO POR ÓRGÃOS INTERNOS

Art. 11 A utilização do Auditório e das Salas-Multiuso por órgãos integrantes do Ministério Público de Santa Catarina deverá ser requerida por meio do Sistema de Agendamento de Salas, disponibilizado na intranet.

§ 1º O requerimento deverá ser formulado com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, para utilização do Auditório, e de 24 (vinte e quatro) horas, para uso das Salas-Multiuso, contados da data prevista para o evento, e conterá, dentre outros dados:

I - o nome do solicitante;

II - a natureza, data, hora e a duração do evento;

III - o número de participantes; e

IV - os recursos e serviços necessários a sua realização.

§ 2º Cabe ao Diretor do CEAF deliberar sobre os requerimentos de que trata o caput deste artigo, comunicando sua decisão ao requerente por e-mail.

§ 3º O uso das unidades dar-se-á segundo a ordem cronológica das solicitações, salvo em caso de superior interesse institucional.

§ 4º O cancelamento ou qualquer outra alteração relativa ao evento deverá ser feito por meio do Sistema de Agendamento de Salas, com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas da data agendada.

§ 5º O CEAF divulgará, na intranet, a agenda mensal de eventos.

CAPÍTULO III

DA CEDÊNCIA A ÓRGÃOS OU ENTIDADES EXTERNOS

Art. 12. O Auditório e as Salas-Multiuso poderão ser cedidos a órgãos ou entidades externos, por até 2 (dois) dias, consecutivos ou alternados, a cada semestre, para a realização de eventos por eles promovidos, observado o disposto nos artigos 3º e 4º deste Ato, sendo vedada, salvo autorização expressa do Procurador-Geral de Justiça, a cessão da Sala de Sessões dos Órgãos Colegiados.

Parágrafo único. Para os fins deste artigo, consideram-se externos à estrutura organizacional do Ministério Público do Estado de Santa Catarina os demais órgãos, Poderes e entidades da Administração Pública Direta e Indireta de quaisquer dos entes federativos, assim como as pessoas jurídicas de direito privado sem fins lucrativos.

Art. 13. A cessão do Auditório ou das Salas-Multiuso deverá ser requerida por meio do formulário constante do Anexo II deste Ato, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias da data prevista para a realização do evento, do qual constará:

I - identificação e endereço do órgão ou entidade requerente

II - nome, telefone e e-mail do responsável pela organização do evento;

III - descrição pormenorizada do evento ou da atividade que se pretenda realizar, contendo:

a) natureza do evento e número previsto de participantes;

b) data e horário previsto para início e fim das atividades;

c) equipamentos que se pretenda utilizar;

d) plano de trabalho, incluindo operações de montagem e desmontagem de equipamentos e materiais.

Parágrafo único. Cabe ao Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos deliberar sobre a cessão prevista neste artigo, a qual, se autorizada, será formalizada por meio de Termo de Cessão e Responsabilidades previsto no Anexo III deste Ato.

Art. 14. A cessão será gratuita, devendo os responsáveis pelos órgãos externos providenciar, às suas próprias expensas, os serviços necessários à realização do evento, como cerimonial, segurança, limpeza das instalações, café, água, garçons, copeiras e auxiliares de serviços gerais, dentre outros.

§ 1º A operação dos sistemas de áudio e vídeo será realizada exclusivamente por servidor ou empresa contratada pelo Ministério Público e o uso dos serviços por órgão ou entidade externos fica condicionado ao pagamento de taxa por hora de utilização, a ser definida em portaria própria.

§ 2º Contando o evento com a parceria institucional do Ministério Público, a Secretaria-Geral poderá autorizar a prestação de quaisquer dos serviços mencionados no caput desde artigo pela própria Instituição e decidir sobre a isenção total ou parcial da taxa a que alude o § 1º deste artigo.

§ 2º Contando o evento com a parceria institucional do Ministério Público, o Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos poderá autorizar que a prestação de quaisquer dos serviços mencionados no caput deste artigo ocorra a cargo do MPSC e decidir acerca da possibilidade de isenção total ou parcial da taxa a que alude o § 1º do presente artigo.” (NR)

Art. 15. Os eventos deverão ser realizados durante os dias e horários de expediente normal do Ministério Público, salvo situações excepcionais previamente autorizadas pelo Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos.

Art. 16. Quando houver apoio institucional do Ministério Público, a cessão das unidades fica condicionada à garantia de acesso e participação de seus Membros e Servidores.

Art. 17. As entidades e órgãos externos que utilizarem as unidades responsabilizar-se-ão pela manutenção da disciplina e pelo zelo dos materiais e equipamentos disponibilizados.

Art. 18. Compete ao órgão ou à entidade externos satisfazer as obrigações autorais referentes à utilização de materiais gráficos, audiovisuais e musicais no evento, respondendo pela eventual infração às legislações pertinentes.

Art. 19. Com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas deverá o órgão ou a entidade externa responsável pelo evento entregar ao CEAF a relação completa dos participantes, contendo nome e número de documento de identidade, para fins de acesso às unidades .

Art. 20. O responsável pelo evento deverá apresentar-se perante o CEAF, pessoalmente ou por meio de representante indicado, com no mínimo 1 (uma) hora de antecedência do horário previsto para o início das atividades, a fim de verificar as condições físicas do local e os materiais e equipamentos disponibilizados.

Art. 21. Após o término do evento, o responsável obrigar-se-á à liberação da unidade e à devolução dos materiais e equipamentos nas mesmas condições em que os recebeu, mediante prévia verificação das condições de entrega pelo CEAF.

Parágrafo único. Em casos de dano ao patrimônio público, os responsáveis ficam obrigados à reparação, substituição ou indenização correspondente, salvo quando decorrentes de desgaste natural ou força maior.

Art. 22. Em caso de desistência ou de qualquer outra alteração relativa ao evento, deverá o responsável comunicar, por escrito, ao CEAF, por meio do correio eletrônico ceaf@mp.sc.gov.br, com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis da data prevista para realização do evento, sob pena de indeferimento de novas solicitações.

Art. 23. O Ministério Público poderá, sobrevindo relevante interesse institucional, cancelar a qualquer tempo a cessão das unidades, sem prejuízo da imediata comunicação e justificação ao órgão ou entidade externa solicitante.

Parágrafo único. Na hipótese de pedidos para uso de unidades em datas coincidentes, os eventos do Ministério Público terão prioridade sobre os patrocinados por entidades e órgãos externos.

Art. 24. É vedada a cessão de qualquer unidade para a realização de atividades consideradas inadequadas à sua infra-estrutura, que possam lhes causar danos de quaisquer natureza ou que, pelo conteúdo ou forma, violem princípios ou interesses institucionais do Ministério Público.

Parágrafo único. A constatação de desvio entre a atividade autorizada e a efetivamente desenvolvida implicará o cancelamento imediato do evento, com a suspensão das atividades previstas ou em curso, sem prejuízo da obrigação de reparação dos danos eventualmente causados.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. O CEAF promoverá a divulgação das normas e dos procedimentos estabelecidos neste Ato e prestará as orientações necessárias ao seu regular cumprimento.

Art. 26. Os casos omissos serão resolvidos pelo Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos do Ministério Público.

Florianópolis, 17 de julho de 2012.

LIO MARCOS MARIN

Procurador-Geral de Justiça

ANEXO I